Без рубрики

ТИПИЧНАЯ ОШИБКА №7 или Чем можно вырубить написанное «электронным пером»

Male hand coming out of laptop monitor offering you an envelope. Isolated over white background.

Иногда приходится слышать, что мы, юристы, требуем от клиентов оформления слишком большого количества «бумажек». Но важно понимать, что хороший юрист – это не бюрократ. Отличие юриста от бюрократа в том, что бюрократ требует «бумажки» ради самих «бумажек» («потому что так положено»), в то время как для юриста любой документ – это подготовленное на будущее средство доказывания тех или иных обстоятельств. В армии говорят, что устав караульной службы написан кровью. Точно также требования юриста обычно обусловлены знаниями о допущенных кем-то ранее ошибках, повлекших финансовые потери или даже еще более плачевные последствия.

Неправильное оформление договоренностей – это то, с чем сталкиваются юристы каждый день.

В 2014 году в нашу компанию за помощью обратился директор предприятия. Суть вопроса состояла в том, что у его предприятия, как поставщика, с покупателем был заключен договор, по которому поставщик обязан был в установленный договором срок передать покупателю промышленное оборудование. Когда оборудование уже было готово к отгрузке, руководитель покупателя позвонил нашему клиенту по телефону и попросил его «немного придержать» отгрузку, так как у покупателя не было возможности ее принять. Поставщик пошел навстречу покупателю и передал товар через 24 дня после даты, которая была установлена в договоре. И все бы ничего, но через пару месяцев отношения между контрагентами испортились, а еще через месяц наш клиент получил судебный иск о взыскании с него штрафа по договору. Как выяснилось, в договоре был предусмотрен штраф в размере 25% от стоимости товара при просрочке его передачи более чем на 14 дней. При этом, стоимость товара составляла более полутора миллионов гривен…

Вынуждены отметить, что подобные случаи встречаются намного чаще, чем того бы хотелось. Стороны договариваются об изменении сроков, характеристик товара, сумм штрафных санкций, иногда даже цены, «забыв» при этом оформить эти изменения письменно.

В случае с нашим клиентом нам удалось достаточно существенно уменьшить его убытки за счет встречных санкций, которые были выставлены покупателю, и подписания сторонами мирового соглашения. Однако эта проблема не возникла бы вовсе, если бы сторонами своевременно был подписан всего один документ объемом в один лист бумаги–дополнительное соглашение к договору.

В последнее время клиенты часто задают нам вопросы:«А как же переписка по электронной почте? Если мы путем обмена электронными письмами договорились с покупателем об изменении срока поставки, будет ли такая переписка иметь силу в суде?».

Отвечаем: да, но только при соблюдении ряда условий.

Действительно, технический прогресс вносит изменения в нашу жизнь. Электронная почта крайне удобна для обмена информацией и значительно ускоряет бизнес-процессы. И стороны хозяйственных операций все чаще используют электронные письма для изменения условий договоров и обмена претензиями. По наблюдениям специалистов нашей компании, после 2010 года количество судебных споров, в которых нужно было искать способы использования электронной переписки в качестве доказательства, увеличилось примерно в два раза.

Итак, почему электронная переписка далеко не всегда может быть принята судом как доказательство по делу?

Главным образом это связано с необходимостью подтверждения ее достоверности. Хорошо, если другая сторона в суде признает аутентичность распечаток электронных писем (в соответствии со статьей 35 Хозяйственного процессуального кодекса Украины это является основанием для освобождения от доказывания). А если нет? В случае с бумажными документами обычно назначается графологическая экспертиза, которая подтверждает, что документ подписывался определенным лицом или, наоборот, не подписывался им.

Эквивалентом «живой» подписи является электронная цифровая подпись. Но в электронной переписке последняя используется редко. Поэтому здесь появляется дополнительная сложность. Нужно подтвердить, что электронное письмо, распечатка которого предоставляется в суд, было отправлено с определенного электронного ящика. Что его текст не был изменен получателем.Что оно было направлено именно в определенное время. Доказать эти обстоятельства хоть и непросто, но возможно с помощью компьютерно-технической экспертизы и информации, полученной от операторов телекоммуникационных услуг.

Но это не главная проблема. Самое сложное –доказать, что электронное письмо было написано и направлено уполномоченным человеком. Так, в соответствии с законодательством Украины, принимать решения от имени юридического лица могут только уполномоченные на то физические лица (обычно это руководители компаний, наделенные такими полномочиями уставом, или представители по доверенности).

Представьте себе следующую ситуацию (кстати, она достаточно типична). Вы по электронной почте договорились с покупателем об изменении срока поставки. Через месяц вы получаете от покупателя иск о взыскании суммы штрафа за просрочку поставки. Конечно, вы приносите в суд распечатку электронной переписки. Но, как видно из этой переписки, переписывались вы с некой девушкой по имени Оксана с адресом электронной почты ksusha_82@gmail.com. И хотя Оксана на самом деле является менеджером договорного отдела покупателя, представитель покупателя в судебном заседании вполне может дать пояснения, что понятия не имеет кто такая Оксана и какие у вас с ней были отношения, но в любом случае, покупателя это никак не касается. При этом не забывайте, что в хозяйственном суде свидетельские показания использовать нельзя, поэтому вызвать Оксану в суд не получится. Да и суды в таких случаях редко преследуют цель докопаться до истины, поскольку это слишком долго и сложно, и даст лишь косвенные доказательства, которыми трудно обосновать судебное решение.

Более того, ненамного лучше ситуация, когда вы переписываетесь с менеджером контрагента, который использует корпоративную почту. Как было сказано выше, принимать решения от имени юридического лица могут только уполномоченные им физические лица. Будет ли считаться уполномоченным лицом менеджер договорного отдела покупателя Оксана Самсонова? А если в суде руководитель покупателя даст пояснения, что ни на какие переговоры и, тем более, договоренности Оксану Самсонову он не уполномочивал? И с чего вы вообще решили, что она имела право действовать от имени предприятия? Думаем, мысль понятна.

Но самое интересное, что даже электронная переписка с руководителем контрагента ничего вам не гарантирует, за исключением случая, когда он использует электронную цифровую подпись. Ведь когда человек направляет вам обычное «бумажное» письмо, он его подписывает. По подписи можно идентифицировать подписанта. Но как доподлинно узнать, кто на самом деле отправил письмо с электронного ящика, например, председателя правления завода? Может это был его помощник, который тренировался писать деловые письма на ноутбуке начальника? Или решившая за что-то отомстить шефу секретарша, отправившая письмо в тот момент, когда председателя правления не было в кабинете? Или уборщица, когда вытирала пыль с клавиатуры?

Поэтому, суды далеко не всегда видят в электронной переписке надлежащие доказательства.

Но означает ли это, что электронные письма вообще никак нельзя использовать для подтверждения своей правоты в суде? Вовсе нет.

Когда наши клиенты хотят «узаконить» электронную переписку, мы рекомендуем им следующий выход.

Во-первых, в самом договоре прописывать конкретные адреса электронной почты, с которых будет осуществляться переписка.

Во-вторых,включить в договор положение, согласно которому стороны гарантируют, что к данным электронным почтовым ящикам имеют доступ исключительно уполномоченные лица, и что стороны принимают на себя все риски, связанные с доступом к этим ящикам неуполномоченных лиц.

Такая норма в договоре значительно повысит возможности для использования электронной переписки в качестве доказательства.

КАК ИЗБЕЖАТЬ ОШИБКИ №7

Все изменения в договор относительно характеристик товара, сроков, цены и прочего, по которым вы пришли к соглашению с контрагентом, незамедлительно оформляйте письменно (в виде дополнительных соглашений к договору).

В электронной переписке используйте только адреса электронной почты, указанные в договоре, и используйте в договорах формулировки, в соответствии с которыми стороны гарантируют, что доступ к этим электронным ящикам имеют исключительно уполномоченные лица.

Партнер Адвокатской компании «Ассирия»,
адвокат Владислав Борисенко

Об авторе

АО «Ассирия»

Оставить комментарий