Несмотря на то, что последние годы государством проводятся активные реформы по уменьшению количества органов надзора и контроля, на сегодняшний день функционирует не менее 27 различных исполнительных организаций, а в некоторых сферах предпринимательства их количество в несколько раз больше.
Порядок проведения проверок контролирующими органами строго регламентирован Законом Украины «Об основных принципах государственного надзора в сфере хозяйственной деятельности», однако деятельность некоторых органов госконтроля регулируется отдельными законами и нормативными актами. Разобраться, как общаться с проверяющими и как вести себя во время подобных проверок поможет данных материал.
Взаимодействие с проверяющими органами
Проверки могут быть:
- Плановыми — проводятся согласно утвержденным календарным годовым или квартальным планам, не чаще одного раза в год. Их планы размещаются на официальном сайте ДРС.
- Внеплановыми — осуществляются при наличии определенных оснований по приказу ДРС. В данном случае органы надзора имеют право выяснять исключительно те обстоятельства, которые стали поводом для визита, что указывается в удостоверении проверяющего.
Причинами для назначения внеплановых проверок могут быть:
- письменные уведомления от органов госуправления и самоуправления;
- обращения хозяйствующих субъектов по поводу нарушения органами госконтроля требований закона касательного данного субъекта;
- выявление органами ДРС фактов не внесения или внесения неполной или недостоверной информации в интегрированную автоматизированную систему госконтроля;
- поручение премьер-министра.
В приказе, выданном ДРС, указывается:
- тип проверки;
- наименование исполнительного органа;
- обстоятельства, являющиеся предметом и основанием для ее проведения;
- точная дата начала и завершения мероприятия;
- состав комиссии (перечень всех ее членов с указанием ФИО и должностей).
Алгоритм действия при проверке
Чтобы персонал понимал, как вести себя при проверке, необходимо его обучить определенным правилам поведения. Компания АО «Ассирия» предоставляет услуги по обучению сотрудников и комплексное сопровождение проверки юристом.
В общих чертах алгоритм действий при проверке выглядит следующим образом:
- Определение цели визита (плановый, внеплановый) и органа юрисдикции проверяющих.
- Определение законодательства определяющего порядок проведения проверок данным органом.
- Выяснение, не распространяется ли на проверку действие моратория.
- Проверка документов проверяющих (удостоверения, направления и т.д). При плановой проверке убедиться, что уведомление о ней было получено компанией не менее чем за 10 дней до ее начала.
- Регистрация проверяющих в специальном Журнале, если на контролирующий орган распространяется данная норма. При наличии сомнений в правомочиях проверяющих или правомерности их действий, следует обратиться в орган, которым они были направлены, за уточнениями. Это можно сделать по телефону.
- Принятие решение о допуске/не допуске проверяющих в зависимости от наличия или отсутствия у них соответствующих документов. При этом следует учитывать, что незаконный недопуск может привести к серьезным неприятностям.
- Создание проверяющим всех необходимых условий для выполнения работы, включая: назначение ответственного (с целью избежать нежелательных контактов с другими работниками), выделение стола или отдельного кабинета.
- Обеспечение фиксации хода проверки при помощи различных технических средств.
- В случае принятия проверяющим органом различных санкций и решений не в пользу организации — оспаривание таких решений в досудебном или судебном порядке.
Далее проведение проверок контролирующими органами будет детально рассмотрено поэтапно.
Этап 1: Знакомство
Все действия персонала при проверке контролирующими органами должны быть четко изучены и оговорены. Каждый работник должен знать, как отвечать на вопросы, как вести себя в различных ситуациях и какие документы необходимо проверять при встрече с ними:
- После прихода проверяющих об их визите следует незамедлительно уведомить директора, его заместителя или другого, уполномоченного ими, сотрудника. Допускать проверку без их уведомления и присутствия строго запрещено.
- Необходимо организовать фиксацию хода проверки при помощи технических средств (диктофонов, камер видеонаблюдения, портативных видеокамер). Об этом обязательно уведомляются проверяющие.
- Сразу после приветствия необходимо установить личность и правовой статус прибывших. Отказ в демонстрации бумаг является законным основанием для недопуска их к проверке.
- Обязательно уточняется, попадает ли компания под юрисдикцию органа, которым выдано удостоверение, и актуален ли срок действия документа. Сверяются фото в удостоверении с личностью проверяющего, подтверждается санкционированность проверки. Данные удостоверений фиксируются: переписываются или фотографируются.
- Требуются оригиналы бумаг, санкционирующих проверку (приказ, направление), самостоятельно делаются их копии.
Этап 2: Проверка проверяющего
При ознакомлении с документами проверяющих обратите внимание на наличие в них всех необходимых реквизитов, а также на соответствие их установленным требованиям.
В направлении должна быть следующая информация:
- дата выдачи;
- полное наименование органа выдачи;
- полное наименование предприятия с указанием ЕГРПОУ или ФИО ФОП, проверка которого проводится;
- номер и дата выдачи приказа, которым санкционирована данная проверка;
- время проведения проверки, ее продолжительность с обозначением даты начала и окончания;
- перечень проверяющих с указанием ФИО и должности каждого;
- вид проверки: осмотр, ревизия, инспектирование и т.д;
- законные основание, повлекшие проверку;
- предмет проверки;
- тип и сроки ее выполнения;
- печать, подпись руководителя.
В приказе отражаются такие данные по проверке:
- полное наименование проверяемой компании или ФОП;
- предмет;
- цель и вид;
- проверяемый период деятельности;
- дата проведения и продолжительность;
- орган и дата выдачи.
Также важно сверить представленные документы на предмет их соответствия друг другу.
Когда речь идет о плановой проверке, то компания в обязательном порядке должна быть указана в соответствующем плане-графике проверочных мероприятий на текущий год. Он публикуется на официальном ресурсе органа надзора. Уведомление о предстоящей проверки должно быть получено проверяемым предприятием не позже, чем за 10 дней до ее проведения. Отсутствие необходимых данных компании в плане-графике или не поступление уведомления, являются законными основаниями для недопуска проверяющих.
Указанные в направлении сроки, должны соответствовать требованиям законодательства, согласно которому они составляют:
- плановые — 15 рабочих дней (5 для субъектов малого бизнеса) без права продления;
- плановые налоговые — 30 (20) рабочих дней с возможностью продления на 10 и 5 дней соответственно;
- внеплановых — 15 (2) рабочих дней с возможностью продления на 5 (2) дня.
Этап 3: Допуск или отказ к проверке
Законными причинами для отказа проверяющим являются:
- отсутствие необходимых бумаг;
- наличие причин для сомнений в законности их действий или подлинности документов.
В случае отказа, проверяющие обязаны составить соответствующий акт, а также административный протокол на должностных лиц проверяемой компании если их действия по недопуску будут расценены как невыполнение требований законодательства. Защита бизнеса профессиональным юристом поможет избежать возможных наказаний по таким протоколам и успешно пройти проверку, либо обосновать отказ в ее прохождении.
При попытках проверяющих применить методы силового проникновения, необходимо немедленно позвонить в полицию и на горячую линию данного органа.
Допуск к проверке осуществляется путем фиксации соответствующего решения в Журнале регистрации проверок, форма и порядок ведения которого утверждены приказом №18 от 10 августа 1998 года, выданным Госредпредринемательства. При отказе проверяющих внести свои данные и подписаться в журнале, руководство предприятия имеет право не допускать их к проверке.
Этап 3: Проверка и ее последствия
Правила поведения сотрудников при проверке четко регламентируют действия персонала. При этом стоит учитывать, что проверяющие могут запрашивать исключительно те бумаги, которые касаются компетенции органа надзора и предмета проверки, а в случае если она проводится в связи с обращением поступившим от конкретного лица — обстоятельств, указанных в таком обращении.
Персонал должен крайне обдуманно отвечать на вопросы, а при наличии малейших сомнений, уклоняться от ответов, так как ответственность за отказ от объяснений действующим законом не предусмотрена.
Очень важно:
- внимательно следить за происходящим, фиксировать все с помощью диктофона или камеры;
- разместить проверяющих в отдельном кабинете или комнате, самостоятельно подавать им документы;
- запретить допуск к осмотру сейфов, любых ящиков, шкафов, не допустить изъятие оригиналов документации (требовать этого проверяющие могут исключительно по решению суда или органов следствия и только в присутствии понятых).
По результатам составляется соответствующий акт, либо выдается справка об отсутствии нарушений. Их подписывают представители органа надзора и руководитель (уполномоченное им лицо) предприятия. Если имеются замечания, они добавляются в документ и только после этого его подписывают.
Как обжаловать результаты проверки детально описано ниже.
Как обжаловать решения контролирующего органа по результатам проверки
Законом предусмотрено два варианта обжалования:
- административный;
- судебный.
Обжалование в административном порядке предполагает подачу письменной жалобы в контролирующий орган высшего уровня либо в центральный орган исполнительной власти с аргументированной просьбой о пересмотре решения. К жалобе прилагаются заверенные копии документов, доказывающих неправомерность принятого решения.
Если такая жалоба не была удовлетворена или возможность обжаловать решение в административном порядке отсутствует, обжалование происходит через обращение в суд с соответствующим иском. Срок подачи искового заявления составляет 1095 дней с момента получения решения/ответа на жалобу по данному решению, если ранее она оспаривалась в административном порядке.
Юридическая консультация онлайн в АО «Ассирия» поможет детально разобраться с порядком обжалования решений органов надзора. При необходимости вы всегда можете обратиться к услугам юристов компании, которые помогут правильно составить жалобу или иск, собрать необходимый пакет документов.
Приложения
Требования об отмене решения контролирующего органа, указанные в исковом заявлении, необходимо подкрепить соответствующими документальными доказательствами. В разделе приложений к иску целесообразно указать:
- копию акта о проведенной проверке, решение которой оспаривается;
- решения по результатам рассмотрения жалобы в административном порядке (для доказательства попытки мирного урегулирования спора и подтверждения обращения в суд в установленный срок);
- копии документов, подтверждающих указанные в иске доводы заверенные печатью предприятия (при наличии) и подписью должностного лица;
- оригинал квитанции, подтверждающей уплату судебного сбора;
- копии иска и приложений к нему для ответчика.
Итог
Описанный алгоритм демонстрирует обобщенный порядок действий при проведении проверок, однако в каждом конкретном случае они будут отличаться в зависимости от вида проверки, контролирующего органа и оснований для ее проведения. Чтобы обезопасить бизнес от несанкционированных проверок и возможных негативных решений, вынесенных в их результате, рекомендуется обращаться к квалифицированным юристам.
Адвокаты АО «Ассирия»: предоставят подробную консультацию касательно проведения таких проверок, проведут инструктаж для персонала, помогут привести документы предприятия в соответствие требованиям действующего законодательства Украины, а при необходимости, будут сопровождать проверку, аргументированно отвечать на вопросы проверяющих и контролировать правомерность их действий и решений.
